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            一站式智能化是采購數字化的大趨勢 2021-11-11 12:06  作者或來源:賽迪網

            隨著疫情的又一次反彈,讓企業數字化建設進一步提速,尤其在保障供應鏈的通暢與安全方面,其中采購數字化作為重要一環正快速邁進3.0階段。因為采購數字化為企業降本增效效果明顯,采購效率直接決定著企業成本乃至利潤,所以在企業數字化建設的優先級方面一直靠前。據相關數據顯示,采購數字化近年來一直保持20%以上增速,預計2022年市場規模將超200億元。

            采購作為企業經營管理的重要職能,它的發展經歷了三個階段。在1.0階段,采購主要是解決企業生產性物資采購和供應鏈的需求,關注采購與企業生產計劃的協同,通常是由ERP等管理軟件中的采購模塊完成管理。在2.0階段,采購不但進行物資尋源、供應商管理評估等,與生產計劃和供應商的協同性進一步增強,還與物流、交付、投產等組成相對完整的供應鏈體系。在3.0階段,采購更多體現出業務成果和企業價值,采購同結算與費用報銷逐漸整合,涵蓋內容也更加廣泛,不僅包括了供應鏈,更是企業全支出管理的重要組成。在新階段,采購數字化的一站式與智能化就顯得尤為重要。

            首先,企業全物資采購逐漸一體化

            由于原材料等生產性物資采購額度大、成本高,是企業最關注的采購種類,也是企業采購部的主要職責。但隨著2C互聯網時代的商旅、出行、餐飲等已經成為基礎設施且數字化程度高,再加上不同類型的電子商城發展成熟,使得非生產性物資的采購逐漸集中。并且,隨著這種類型的采購數量快速增長、采購頻次逐年升高,其采購職能也從原來企業中的商務部、行政部等非傳統采購部門的職責中納入到企業大采購體系中,讓采購管理職能更完整更專業,真正實現了企業的采購、業務、財務一體化,逐步形成了企業全支出管理體系。

            采購統一后,也因此向下延伸到稅務、票務,向上延伸到供應商管理體系。同時,其與外部電商供應鏈、供應商全面協同,與企業內部信息系統高度集成,全面打通采購、報銷與財稅流程,實現了采購的集中共享,提高企業財務整體工作效率。

            在體驗方面,利用電商化采購體系、可視化的商品詳情,將采購員和員工日常采購統一到一個平臺,不但統一了入口,多端并行,全程云操作。而且商品種類得到了極大的豐富,提升了采購業務流程體驗,員工采購的自主選擇與企業采購部門的管控也得到了和諧平衡。

            由于不同廠商的數字化平臺都逐漸過度到云原生框架且具有很好的開放性,非常容易實現數據打通和共享,一體化已經是必然。

            其次,采購全生命周期管理數字化與全流程高度自動化

            采購流程涉及尋源、招標、協議、訂單、預算、支付、報銷等多個環節,既涉及外部供應商管理、合同管理,又涉及內部采購種類、采購權限等多個管理維度。隨著各種新技術應用到采購平臺,以及電子發票與電子合同等應用的普及,全程電子化已經能夠完全實現,將信息流、商品流、業務流、財務流“四流合一”,通過內嵌規則、設定權限、標準一致、預算分配、流程優化、統一結算,解決了內部審批流程規范問題和預算管控問題。

            但要想真正實現降本增效,全程電子化后必須能夠實現高度自動化,否則效果會大打折扣。首先是很多包括各類輸入輸出等操作的自動化。比如,以前錄入供應商信息需要操作員手動填寫表格,現在使用OCR影像識別技術自動掃描供應商電子營業執照,即可完成信息自動采集,避免了人工輸入易引發錯誤,又提高了效率。

            數字化采購平臺的全程電子化,實現了數據在一定規則下的共享互通,采購的風險管控也逐步實現自動化。比如計劃采購時,通過數據自動分析供應商資質,包括供應商經營歷史、注冊資本、員工人數等經營狀況,甚至供應商質量管理能力等,以便確定合格的供應商;在采購中,能夠根據合同約定履行自動確定完成各自的責任和義務;結算時,能夠將相關業務與稅務數據能自動勾稽比對,增強了與發票、稅務相關的合規管理,避免了潛在風險,確保整個采購流程的合規管控,實現采購閉環。

            全流程電子化后的高度自動化,可以在全過程數據鏈的支持下,對合同、訂單、收發料單、運單、結算單等多種單據的數據進行數據分析,建立不斷完善的交易規則體系,成為精細化管理和智能化管理的基礎。

            第三,技術與數據驅動采購智能化

            智能化采購是依靠大數據等技術完善系統,典型特征之一就是降低“人”在整體流程中的參與度,“人”的因素越低,數字化采購的智能化程度越高。只有發揮技術與數據優勢,打造智能化采購,才能真正實現智能管理、降本增效。

            在技術方面, 大量采用智能機器人、OCR影像識別、RPA等技術,幫助企業真正實現采購流程自動化,全面降低采購相關人員工作量。比如在采購過程中,通過OCR識別將采購驗收單掃描,系統根據相關項及對應數據進行匹配,選擇流程進行相應處理;在采購中遇到問題,客服機器人根據知識庫與學習回答問題,RPA將根據規則實現流程自動化處理等。

            在數據驅動方面,首先要構建統一的主數據管理平臺等,要保證同采購相關的數據在企業范圍內的一致性、完整性、相關性和精確性,完成數據治理,這是自動化智能化的基礎。比如非生產物資采購中的筆記本電腦采購,接入不同服務商的電子商城,要進行比價,在企業內部需要有統一的唯一編碼,以保證產品的一致性。

            其次利用大數據相關技術拓展各類應用。比如自動識別物料進行主數據編碼,拓展服務能力維度,自動尋源,做供應商評估篩選、智能價格篩選、合同條款分析和匹配以及自動風險評估等。

            只有將采購管理打造的更智能化,才能將采購部門打造成企業價值創造的重要中心。

            第四、網絡協同一體化

            包括直接采購與間接采購的各類供應商都在外部,具有天然的云端屬性,采購數字化平臺通過將分布在不同節點的服務構建成的一個網絡進行協同。對于在大中型企業的采購而言,包括生產物資和非生產物資有數千個供應商提供實時服務,必須通過網絡一體化協同。

            同時,構建這樣的采購網絡一般成本高、難度大。很多大中型企業將采購平臺共享給自己的產業鏈伙伴,聚量議價,賦能采購降本。有的企業甚至開放給同行業中的其他企業或中小企業,讓采購數字化平臺發揮更多效益,這也是一種通過網絡實現產業鏈或區域產業集群的一體化協同。

            第五、采購軟件服務與運營一體化

            利用領先平臺改善企業的數字化采購水平是企業提升采購績效的一個方面,但采購運營本身對企業的幫助更加直接,即平臺建設完成后運營成為關鍵。因此,能夠同時提供更多匹配企業需求的供應商資源和軟件平臺才能真正滿足企業在采購資源和管理效率上的兩大需求。

            為何軟件服務與運營逐漸一體化?因為對于運營團隊而言,企業未達到一定規模,作為運營的發展路徑受到抑制。除大型集團企業之外,很多企業建立專業商城運營團隊并不現實。對中大型企業或者發展型企業而言,專業運營團隊在人力成本不斷增長的現實下負擔較大。 

            所以,領先的數字化采購方案供應商,會提供包括軟件平臺、供應資源池、運營服務等方面的內容,還能夠提供專家支持系統與算法支持隊伍等,隨時隨地支持客戶需求,幫助企業盡快實現一站式采購解決方案。

            了解了采購數字化的一站式與智能化趨勢,在選型時還要從技術、產品理念與架構、生態等方面注意,否則平臺不一定能夠真正支持未來發展。

            在技術層面,數字化采購平臺首先具備云原生與微服務架構,方便系統功能的擴展。其次要有良好的開放性,以滿足與不同業務系統的集成,以及同外部不同服務商的集成。三是方便嵌入各類最新技術,比如OCR影像識別、RPA、AI語音交互等。四是要完整的數據處理和數據治理的平臺與能力,比如能夠將價格分析、趨勢分析等嵌入業務或交易過程。五是要有低代碼/零代碼能力,適應迅速創新的商業環境。

            在產品理念與架構方面,數字化采購平臺要支持中臺。中臺是指介于前臺和后臺之間的一個綜合能力平臺,可以有效地連接前后臺,具備對于前臺業務變化及創新的快速響應能力。中臺也打破了煙囪式的企業傳統IT架構,在前后臺之間增加了一層系統,使新一代企業IT架構從一系列套裝軟件系統的方式變為各種服務支撐下的一系列前端應用系統。除了自身的采購中臺外,采購數字化中臺通常還包括同采購相關的數據中臺、數據處理AI中臺等。

            在生態方面,由于運營與軟件服務一體化的需求,要求服務商還要能提供各類預置的供應商資源。多數企業的采購渠道,通常仍然依賴采購經理獨立挖掘,或者行業內供應商相互推薦。這往往帶來兩方面后果:一是信息渠道并不豐富;二是企業的采購效果將會“因人而異”。所以,還要軟件服務商能夠進行供應商資源的定向開拓、品類優化服務和采購風險分析等服務內容,有客戶還需要服務商給出統一的供應商結算服務,以便進行統一對賬和結算。

            在數字化大潮下,企業采購也必然進入數字化管理階段,雖然需要一個循序漸進的過程,但其一站式智能化的時代已經到來。

            元年科技認為采購的效率直接決定著企業成本乃至利潤的優劣,,通過數字化轉型提高效率成為目前國內外企業選擇采購系統建設的不二選擇,也促使采購的數字化轉型成為了撬動企業商業模式、運作模式變化的重要杠桿。元年科技通過采用云計算、大數據、人工智能技術,并結合互聯網用戶體驗,幫助企業構建智慧采購平臺,實現企業采購業務降本增效的目標,全面支撐企業采購數字化目標建設。

            元年打造獨具特色的“一站式智慧采購平臺”針對客戶不同需求提供了三大業務應用場景:非生產性采購管理、物資主數據管理、合同管理;涵蓋五大核心產品-企業內部采購商城、采購SRM管理、資產實物管理、物料主數據管理、合同管理。五大產品既解決了不同客戶在不同場景下的業務痛點,又可以互為拓展,通過企業多系統間的數據打通,及多引擎下的數據統計、智能分析及應用、深度優化的用戶體驗、微服務化的快步迭代,輕松實現企業業財稅一體化的采購數字化轉型。

             

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